Kunnissa voi eri syistä olla yhtäkkiä tilanne, jossa koulu tai päiväkoti tarvitsee uutta tilaa ja nopeasti. Monesti uuden rakennuksen rakentaminen tällaisessa tilanteessa olisi liian hidasta ja kallista, jolloin ratkaisuksi voidaan valita siirtokelpoisten tilojen hankinta. Esittelemme nyt, miten väistötilojen hankintaprosessi etenee yleensä kunnassa.
Monesti kuntaan syntyy väliaikaisen tilan tarve, kun nykyisestä rakennuksesta paljastuu sisäilmaongelmia tai syksyllä aloittavien koululaisten tai päiväkotilaisten määrä onkin entisiä vuosiluokkia suurempi.
Siilinjärvi on yksi lukuisista Suomen kunnista, joissa on jouduttu jo useamman kerran tilahaasteen eteen. Kunnan koululaisista yli puolet opiskelee tällä hetkellä siirrettävissä tiloissa. Adapteo on tehnyt Siilinjärven kanssa yhteistyötä useammassa kohteessa, ja kunnassa onkin vankkaa kokemusta siirrettävien tilojen hankintaprosessista.
Haastattelimme Siilinjärven sivistyspalveluiden johtajaa Anssi Jokikokkoa ja teknisten palveluiden toimitilajohtajaa Jukka Kellokumpua, jotka valottivat väistötilojen hankintaprosessia kunnan elimissä. Kaiken kaikkiaan hankintaprosessi kestää kunnassa noin puoli vuotta ja etenee yleensä viiden eri vaiheen kautta:
1. Tiloissa havaitaan ongelmia
Prosessi väistötilojen hankintaan alkaa aina tarpeen synnyllä. Vanhassa koulu- tai päiväkotirakennuksessa on voitu kärsiä huonosta sisäilman laadusta, ja asiaa on alettu selvittämään virallisesti. Sisäilmaongelmiin liittyvissä epäilyissä Siilinjärvellä ongelmasta ottaa kopin ensimmäisenä yleensä sisäilmatyöryhmä.
2. Ongelma on sisäilmatyöryhmän pöydällä
Sisäilmatyöryhmä on eri alan asiantuntijoista koostuva ryhmä, joka tutkii ongelmaa ja antaa koko prosessille sen ensimmäisen sysäyksen kunnan päättävissä elimissä. Sisäilmatyöryhmään kuuluu niin teknisten palveluiden, rakennuspuolen kuin ympäristöterveyden asiantuntijoita.
Joskus jos sisäilmaongelmat ovat olleet selkeästi jo tiedossa ja todettuina, sisäilmatyöryhmän panosta ei välttämättä tarvita ja asia etenee suoraan sivistyspalveluille.
3. Sivistyspalvelut määrittelee korvaavien tilojen tarpeen
Jos tosiaan sisäilmatyöryhmä on todennut, että kunnan koulu- tai päiväkotitiloissa ei voida enää jatkaa, sivistystoimi aloittaa väistötilojen hankintaprosessin.
Kunnan sivistystoimen lautakunnassa määritellään korvaavien tilojen tarve ja niille asetettavat kriteerit. Tämän jälkeen asia esitellään kunnan tekniselle osastolle.
4. Tekniset palvelut kilpailuttaa tilantarjoajat ja tekee päätöksen korvaavista tiloista
Kunnan tekniset palvelut on vastuussa tarvittavien tilojen tarkemmasta suunnittelusta yhteistyössä sivistyspalveluiden kanssa ja lopulta hankittavien tilojen kilpailutuksen järjestämisestä. Mietittävä on mm. minne tilat sijoitetaan, kuinka suuret tilat tarvitaan ja miten ne sijoitetaan, esimerkiksi kuinka moneen kerrokseen. Samassa tekninen lautakunta myös määrittelee tiloille tarvittavan vuokra-ajan.
Kilpailutuksen perusteella tekniset palvelut tekee päätöksen korvaavien tilojen toimittajasta. Jos kyseessä on pienempi kokonaisuus, päätöksen voivat tehdä suoraan teknisen palvelun virkamiehet. Laajemmissa kokonaisuuksissa päätöksen tekee tekninen lautakunta.
5. Lopulliset hankittavat tilat suunnitellaan yhdessä toimittajan kanssa
Kun toimittaja on valittu, alkaa lopullinen suunnittelu toimittajan, teknisten palveluiden ja sivistyspalveluiden kanssa. Tekniset palvelut on mukana prosessin loppuun saakka varmistaen tilojen onnistuneen käyttöönoton.
