Työntekijämajoitus: asuminen, säädökset ja hyvinvointi

Kuinka moni tarvitsee yöpymispaikan? Missä he voivat majoittua? Kuinka nopeasti majoitus saadaan käyttöön?

Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, ja yleensä keskustelu alkaa näistä. Suurissa teollisuus-, rakennus-, energia- ja infrastruktuurihankkeissa työntekijämajoitus voi kuitenkin vaikuttaa siihen, käynnistyykö projekti aikataulussa, kuinka sujuvasti järjestelyt etenevät ja kuinka hyvin työntekijät voivat levätä, palautua ja toimia pitkien työpäivien jälkeen.

Jos työntekijämajoitusta koskevat kysymykset ratkaistaan liian myöhään, majoituksesta voi tulla koko projektin pullonkaula. Jos sijainti on syrjäinen, kuten se usein on, myös logistiikka muuttuu vaativammaksi. Jos asumisolosuhteet puolestaan eivät ole riittävän hyvät, vaikuttaa se todennäköisesti työntekijöiden hyvinvointiin sekä asiakkaan kykyyn houkutella oikeat osaajat paikalle.

Yksinkertaisesti sanottuna: työntekijämajoitus on merkittävä osa koko projektin onnistumista.

Mitä työntekijämajoitus tarkoittaa?  

Työntekijämajoitus tarkoittaa tilapäistä asumista työntekijöille, urakoitsijoille ja aliurakoitsijoille, joiden on oltava lähellä projekti- tai rakennuskohdetta rajatun ajan.

Majoitusta käytetään yleisesti suurissa rakennushankkeissa, teollisuusinvestoinneissa, energiahankkeissa, infrastruktuuritöissä sekä syrjäisissä kohteissa, joissa paikallinen asuntomarkkina ei pysty vastaamaan äkilliseen majoitustarpeen kasvuun.

Työntekijämajoitusratkaisu voi sisältää monenlaisia tiloja. Yksinkertaisimmillaan työntekijämajoitus tarjoaa ihmisille paikan yöpyä. Parhaimmillaan se luo turvallisen, käytännöllisen ja hyvin toimivan arkiympäristön, joka tukee sekä projektia että siellä asuvia ihmisiä.

1. Suunnittele ajoissa, jotta majoituksesta ei muodostu pullonkaulaa 

Suurissa hankkeissa on tärkeää, että työntekijät pääsevät paikalle silloin, kun heitä tarvitaan. Kun työntekijät on palkattu tai sopimukset tehty, työt aikataulutettu ja kohde valmis, majoitus ei saa olla asia, joka hidastaa kaiken käynnistymistä. Näin voi kuitenkin käydä, jos majoitusta aletaan ratkaista liian myöhään.

Tämä korostuu erityisesti silloin, kun suuri määrä työntekijöitä tarvitsee majoituksen nopealla aikataululla. Pienemmillä paikkakunnilla, syrjäisillä alueilla tai seuduilla, joilla asuntotarjonta on jo valmiiksi rajallista, hotellit ja vuokra-asunnot eivät välttämättä pysty majoittamaan satoja tai jopa tuhansia ihmisiä lähes samanaikaisesti.

Siksi työntekijämajoituksesta kannattaa keskustella mahdollisimman varhain. Rakennusluvat, alueen valmistelu, palveluiden suunnittelu ja majoitusratkaisun käyttöönotto vievät aikaa. Suurissa hankkeissa majoituskysymys voi olla tarpeen ottaa esiin jo hyvissä ajoin ennen työntekijöiden saapumista, jotta ratkaisu ehditään suunnitella, hyväksyä ja toimittaa ajoissa.

Aikataulupaine käytännössä: Hammerfest 

Hammerfestin projekti on hyvä esimerkki siitä, kuinka nopeasti majoituksesta voi tulla liiketoiminnan kannalta kriittinen kysymys. Öljy- ja energia-alan tilapäisessä palveluprojektissa asiakas tarvitsi majoituksen useille sadoille työntekijöille syrjäisessä Hammerfestissä Norjassa, joka on yksi maailman pohjoisimmista kaupungeista. Paikallinen majoituskapasiteetti ei olisi riittänyt näin suuren työntekijämäärän majoittamiseen. Stord Innkvartering, joka on osa Adapteo Groupia, auttoi perustamaan majoituskylän kiireelliseen tarpeeseen.

Tapaus osoittaa, kuinka tärkeitä nopeus ja kokemus ovat silloin, kun majoitusta tarvitaan nopeasti. Aikakriittisissä hankkeissa kokenut kumppani voi auttaa koordinoimaan perustamista, sovittamaan toimituksen osaksi laajempaa projektiaikataulua ja luomaan käytännöllisen ratkaisun, jonka avulla työntekijät saadaan paikalle ajoissa.

2. Syrjäiset seudut vaativat muutakin kuin tavallisia ratkaisuja

Sijainti ratkaisee usein sen, kuinka vaativaksi hanke muodostuu. Kokemuksemme mukaan työntekijämajoitusta tarvitaan syrjäisissä kohteissa lähes poikkeuksetta. Pitkät etäisyydet, haastava sää, rajallinen infrastruktuuri, paikalliset maaperäolosuhteet ja kuljetusreitit vaikuttavat kaikki ratkaisuun.

Syrjäiset hankkeet nostavat esiin monia käytännön kysymyksiä:

• Onko tieverkosto toimiva?

• Täytyykö kuljetuksia hoitaa vesiteitse? 

• Millaisia maanrakennustöitä tarvitaan? 

• Voidaanko asennus tehdä talvella?

• Miten työntekijät kulkevat majoituksen ja työmaan välillä? 

• Mitä palveluja alueella on oltava saatavilla? 

Pohjoisissa sijainneissa talvi voi tehdä hankkeesta entistä vaativamman. Lumi, pimeys, myrskyt ja matalat lämpötilat voivat vaikuttaa kuljetuksiin, perustamistöihin, asennukseen sekä niiden ihmisten työympäristöön, jotka toteuttavat ratkaisun.

Hammerfestin hanke yhdisti monia tekijöitä, jotka voivat tehdä työntekijämajoituksesta haastavaa: syrjäinen pohjoinen sijainti, vaikeat talviolosuhteet, rajallinen paikallinen kapasiteetti sekä logistiikka, johon kuului moduulien kuljettaminen vesiteitse. Kun majoitusratkaisu on toteutettava lumessa, pimeydessä ja vaativissa olosuhteissa, kokemus näkyy yksityiskohdissa. Se näkyy logistiikan suunnittelussa, alueen perustamisessa, infrastruktuurin huomioimisessa, paikallisten olosuhteiden ymmärtämisessä ja siinä, että arki toimii, kun ihmiset muuttavat sisään. 

3. Säädökset ja käytännön toiminta on huomioitava alusta alkaen   

 Työntekijämajoituksen on täytettävä oikeat vaatimukset ensimmäisestä päivästä lähtien. Maasta, sijainnista ja hankkeen tyypistä riippuen tämä voi tarkoittaa vaatimuksia, jotka liittyvät esimerkiksi seuraaviin asioihin: 

• Turvallisuus 

• Paloturvallisuus

• Ilmanvaihto

• Esteettömyys

• Paikalliset rakennusmääräykset 

• Luvat

• Energiatehokkuus

• Työmaan operointi

• Tekniset standardit

• Huolto- ja ylläpitokäytännöt 

Säädösten noudattaminen tarkoittaa toki osittain oikeiden hyväksyntöjen ja lupien varmistamista. Ennen kaikkea kyse on kuitenkin siitä, että majoitus toimii turvallisesti arjessa. Asukkaat tarvitsevat lämmityksen, ilmanvaihdon, valaistuksen, veden, sähkön, kuljetukset ja selkeät toimintatavat hätätilanteisiin. Myös huolto ja ylläpito on suunniteltava etukäteen, koska majoituksen on toimittava joka päivä.

Jos nämä yksityiskohdat jäävät huomioimatta, hanke voi kohdata viivästyksiä, lisäkustannuksia tai käytännön ongelmia. Lisäksi työntekijöiden tyytyväisyys voi kärsiä. Me autamme tunnistamaan, mitä tarvitaan ja millainen ratkaisu toimisi kohteessa. Tämä auttaa vähentämään yksityiskohtia, joita hankkeen omistajan täytyisi muuten hallita yksin.

4. Majoitus, joka tukee siellä asuvia ihmisiä 

Hyvä työvoima tarvitsee hyvän paikan asua. Monille työntekijöille majoitus on paikka, jossa palaudutaan pitkien työpäivien jälkeen.

Majoituksen laatu voi vaikuttaa myös siihen, kuinka houkuttelevalta hanke työntekijöiden silmissä näyttää. Jos työntekijällä on mahdollisuus valita eri työkomennusten välillä, ei ole yllättävää, että asumisen taso vaikuttaa päätökseen. Työnantajan näkökulmasta laadukkaampi majoitus voi tukea rekrytointia, työntekijöiden pysyvyyttä ja työtyytyväisyyttä.

Tämä ei tarkoita sitä, että jokainen hanke tarvitsisi ylellisyyttä. Kyse on ennen kaikkea siitä, että majoituksen pitää toimia hyvin siellä asuville ihmisille. Omat huoneet, hyvät pesutilat, toimiva lämmitys, luotettava ilmanvaihto, pyykinpesumahdollisuudet, ruokalat, kuntosalit, yhteiset tilat ja ulkoalueet voivat kaikki helpottaa arkea. Pienillä yksityiskohdilla voi olla suuri merkitys, kun ihmiset ovat poissa kotoa viikkoja tai kuukausia kerrallaan.

Aurora Village: työntekijämajoitus, joka on muutakin kuin asumista

Aurora Village on Ruotsin suurin henkilöstömajoituskokonaisuus, johon tulee noin 2 000 huonetta. Huonemäärältään se vastaa Pohjoismaiden suurinta hotellia. Tämän vuoksi Aurora Villagen kehittämisessä lähtökohtana ei ollut pelkkä moduulien määrä tai rakennusten tekninen ratkaisu. Tärkeämpää oli ymmärtää, mitä majoituksen piti saada aikaan. Asiakas tiesi tarvitsevansa muutakin kuin huoneita. Tarvittiin siis ratkaisu, joka toimisi arjessa, olisi turvallinen ja mukava sekä tukisi aktiivisuutta, palautumista ja päivittäisiä rutiineja.

Siksi suunnittelussa tarkasteltiin koko asumisen arkea. Jos yhteinen tekeminen ja aktiivisuus olivat tärkeitä, piti miettiä, millaiset tilat ja palvelut tukisivat paikan päällä asuvia ihmisiä parhaiten. Jos ruokailu oli keskeinen osa kokonaisuutta, piti ratkaista, miten se järjestetään toimivasti suurelle joukolle ihmisiä.

Jokaisen huoneen varustaminen pienellä keittiöllä ei aina ole paras ratkaisu suuressa majoituskokonaisuudessa. Aurora Villagessa toimivampi vaihtoehto oli kokonainen ruokalaratkaisu, joka helpottaa aterioiden järjestämistä suuressa mittakaavassa ja luo samalla luontevan paikan kohtaamisille, ruokailulle ja yhdessäololle.

Kyse ei siis ollut yksittäisten ominaisuuksien valitsemisesta listalta. Olennaisempaa oli ymmärtää, mitä tehtäviä majoituksen piti täyttää, jotta toimiva kokonaisratkaisu oli mahdollista kehittää.  

Aurora Village on vain yksi esimerkki, jota jokaisen hankkeen pitäisi kopioida. Lyhytkestoinen hanke, syrjäinen teollisuuskohde, kaupunkisijainti ja pitkäaikainen majoitustarve voivat kaikki edellyttää erilaisia ratkaisuja. Modulaarisen lähestymistavan vahvuus on siinä, että ratkaisu voidaan muotoilla sijainnin, aikataulun, palvelutason ja työntekijöiden tarpeiden mukaan.

Paikalliset yhteisöt ja infrastruktuuri 

Kun sadat työntekijät saapuvat pienelle paikkakunnalle tai syrjäiselle alueelle, paikallinen asuntomarkkina ei välttämättä pysty vastaamaan äkilliseen tarpeeseen. Hotellit voivat täyttyä nopeasti, vuokra-asuntoja voi olla jo valmiiksi rajallisesti, eikä tieverkosto, pysäköinti tai paikalliset palvelut välttämättä ole varautuneet nopeaan väestömäärän kasvuun. Lyhyesti sanottuna tilanne voi kuormittaa paikallista yhteisöä.

Erillinen työntekijämajoitus voi vähentää tätä painetta. Sen sijaan, että hanke kilpailisi paikallisten asukkaiden kanssa olemassa olevista asunnoista, se saa käyttöönsä tarvitsemansa majoituskapasiteetin. Hyvällä suunnittelulla majoitus voi myös tukea sujuvampia kulkuyhteyksiä, vähentää turhaa liikennettä ja tehdä arjesta toimivaa sekä työntekijöille että paikalliselle yhteisölle.

Vastuullisuus ja joustavuus 

Hankkeen tarpeet pysyvät harvoin täysin samoina alusta loppuun. Projektissa voi olla huippuvaihe, jolloin majoitusta tarvitaan suuremmalle määrälle työntekijöitä, ja sen jälkeen vaihe, jossa huoneita tarvitaan vähemmän. Kohteessa voidaan tarvita myös lisäpalveluja, erilaista pohjaratkaisua tai yksiköiden siirtämistä hankkeen edetessä.

Modulaarinen majoitus toimii tällaisissa tilanteissa hyvin. Adapteon moduulit voidaan käyttää uudelleen, siirtää ja kunnostaa, jolloin ne voivat tuottaa arvoa useissa hankkeissa sen sijaan, että niitä käsiteltäisiin kertakäyttöisinä rakenteina.

Joustavuus pienentää myös asiakkaan riskiä. Väliaikainen tai muuttuva tarve ei pakota tekemään pysyvää rakennuspäätöstä. Ratkaisua voidaan mukauttaa hankkeen edetessä ja työntekijämäärän muuttuessa.

5.  Yksi kumppani voi keventää hankkeen omistajan työkuormaa  

Työntekijämajoitukseen liittyy paljon päätöksiä. On huomioitava tontti, pohjaratkaisu, luvat, toimitus, asennus, turvallisuus, kunnallistekniikka, palvelut ja käytännön toiminta. Kokonaisuus kasvaa nopeasti, ja sen hallinta voi viedä paljon aikaa.

Adapteon tehtävä on tehdä majoitusprosessista asiakkaalle helpompi. Voimme vastata koko prosessista aina varhaisesta suunnittelusta ja ratkaisun määrittelystä toimitukseen, asennukseen, skaalautuvuuteen, palveluihin ja käytännön operointiin.

Tarkka kokonaisuus riippuu hankkeesta ja asiakkaan tarpeista, mutta tavoite on aina sama: auttaa asiakasta ja luoda majoitusratkaisu, joka toimii. Kun yksi kumppani ottaa vastuun kokonaisuudesta, hankkeen omistaja voi keskittyä enemmän itse hankkeeseen.

Mitä kannattaa selvittää työntekijämajoitusta valittaessa? 

Työntekijämajoitusta valittaessa hankkeen omistajalla ei tarvitse olla kaikkia vastauksia valmiina heti alussa. Prosessi kannattaa kuitenkin käynnistää määrittelemällä, mitä hanke todennäköisesti tarvitsee.

Mieti ainakin seuraavia asioita:  

Kuinka nopeasti työntekijöiden on päästävä muuttamaan sisään?
Aikataulu vaikuttaa luonnollisesti ratkaisuun, mutta usein joustoa on enemmän kuin aluksi näyttää. Kun tiedämme, milloin työntekijöiden on päästävä muuttamaan sisään, on helpompi löytää nopein luotettava tapa edetä suunnittelusta toimitukseen. 

Missä hanke sijaitsee?
Syrjäinen sijainti, vaativat sääolosuhteet, rajalliset tieyhteydet, satamat, paikallinen infrastruktuuri ja maaperäolosuhteet voivat kaikki vaikuttaa suunnitteluun ja toimitukseen. Nämä tekijät kannattaa huomioida, jotta ratkaisu sopii kohteeseen ja asukasmäärään. 

Kuinka moni tarvitsee majoitusta?
Majoitusta tarvitsevien henkilöiden määrä vaikuttaa alueen käyttöön, rakennusten sijoitteluun, kunnallistekniikkaan, palvelualueisiin, kuljetuksiin ja päivittäiseen operointiin. Se vaikuttaa myös siihen, miten ratkaisun on mahdollisesti skaalauduttava ajan myötä.

Millainen taso tarvitaan?  
Sopiva taso riippuu hankkeesta, työntekijöistä ja siitä, miten työnantaja haluaa majoituksen tukevan työn tekemistä. Joskus yksinkertaisempi ratkaisu riittää. Toisissa hankkeissa esimerkiksi omat huoneet, yhteiset tilat ja kuntosalit voivat helpottaa työntekijöiden arkea ja tehdä hankkeesta houkuttelevamman työntekijöille. 

Mitä palveluja tarvitaan mukaan? 
Palvelutason selkeyttäminen auttaa ymmärtämään, mitä asiakas haluaa hoitaa itse ja mitä majoituskumppanin tulisi hallita. Tarvitaanko kokonaisratkaisu, johon kuuluvat esimerkiksi siivous, pyykkihuolto, ruokailut, vastaanotto, turvallisuus, varausjärjestelmät, huolto ja operointi, vai riittääkö pelkkä majoitus?

Mitkä vaatimukset on huomioitava? 
Työntekijämajoituksen on täytettävä hankkeen ja sijainnin kannalta olennaiset vaatimukset. Näihin kuuluvat esimerkiksi paloturvallisuus ja ilmanvaihto sekä esteettömyys, luvat, paikalliset määräykset ja operatiiviset vaatimukset.

Hankkeen omistajan ei tarvitse hallita kaikkea tätä yksin, mutta vaatimukset on ymmärrettävä, jotta ne voidaan huomioida ratkaisussa alusta lähtien.

Miten ratkaisu vaikuttaa paikalliseen yhteisöön?
Kuljetukset, liikenne, pysäköinti, asumiseen kohdistuva paine, paikalliset palvelut ja vuorovaikutus lähialueen kanssa voivat kaikki vaikuttaa siihen, miten majoitus toimii. Hyvän ratkaisun tulisi tukea hanketta ilman, että se aiheuttaa tarpeetonta kuormitusta ympäröivälle alueelle.

Voiko ratkaisu skaalautua, jos hanke muuttuu?
 Työntekijämäärä voi muuttua hankkeen aikana. Hyvän työntekijämajoitusratkaisun tulisi pystyä kasvamaan, pienentymään tai mukautumaan, jos aikataulu, asukasmäärä tai palvelutarpeet muuttuvat. 

Tutustu aiheeseen liittyviin asiakastarinoihin ja materiaaleihin 

Työntekijämajoitus näyttää erilaiselta eri hankkeissa. Jos haluat syventyä edellä mainittuihin esimerkkeihin tarkemmin, tutustu aiheeseen liittyviin asiakastarinoihin ja oppaisiin:

• Aurora Village: korkeatasoinen majoitusratkaisu, joka on suunniteltu arjen, palveluiden ja työntekijäkokemuksen ympärille.

• Hammerfest: aikakriittinen majoitusratkaisu, joka sijaitsi syrjäisellä seudulla. Projektin toteuttajana Stord Innkvartering, joka on osa Adapteo Groupia.

• Työntekijämajoituksen kolmen askeleen opas: käytännön kysymyksiä, jotka kannattaa selvittää ennen ratkaisun valintaa.

• Asiantuntijahaastattelu: viisi työntekijämajoituksen virhettä, jotka kannattaa välttää.

Työntekijämajoitus on osa hankkeen onnistumista 

Työntekijämajoitus on keskeinen osa hankkeen onnistumista. Se vaikuttaa hankkeen käynnistymiseen, riskeihin, säädösten noudattamiseen, paikalliseen yhteisöön ja työntekijöiden hyvinvointiin. 

Hankkeen omistajan kannalta tärkein kysymys ei ole pelkästään se, että missä ihmiset nukkuvat. Osuvampi kysymys on pikemminkin se, että mitä työntekijämme tarvitsevat ensimmäisestä päivästä lähtien.

Tässä kokonaisvaltainen modulaarisen majoituksen kumppani voi auttaa. Kun suunnittelu tehdään ajoissa ja kumppani on oikeanlainen, työntekijämajoitus ei ole ylimääräinen päänvaiva vaan asia, joka tukee hankkeen etenemistä.