Adapteon asiantuntijat: viisi virhettä työmaamajoituksen suunnittelussa, jotka kannattaa välttää

Työmaamajoituksen tarve lähtee usein käytännön tilanteesta: suuri rakennus-, infra- tai teollisuushanke tuo alueelle työntekijöitä muualta, ja heille tarvitaan majoitus läheltä työmaata. Majoitusratkaisu voi vaikuttaa projektin aikatauluun, lupiin, infrastruktuuriin, turvallisuuteen, palveluihin, päivittäiseen toimintaan, ympäröivään yhteisöön sekä majoittuvien työntekijöiden hyvinvointiin. Siksi työmaamajoitusta kannattaa miettiä jo varhaisessa vaiheessa ja ottaa mukaan kumppani, joka pystyy muuttamaan tarpeet toimivaksi kokonaisuudeksi.

Tässä artikkelissa Adapteon asiantuntijat nostavat esiin viisi yleisintä työmaamajoituksen virhettä ja kertovat, miten ne voidaan välttää. 

Asiantuntijat

Ilari Westhal Business Development Director

Adapteo Finland

Kimmo Keskitalo Area Sales Manager

Adapteo Finland

Virhe 1:  Majoitus otetaan mukaan suunnitteluun liian myöhään 

Yksi yleisimmistä virheistä on ajatella, että työmaamajoitus voidaan ratkaista vasta myöhemmin, kun projektin muut osa-alueet ovat jo pidemmällä. Käytännössä majoitus vaikuttaa kuitenkin moniin asioihin, jotka pitäisi huomioida jo varhaisessa vaiheessa: sijaintiin, lupiin, infrastruktuuriin, kuljetuksiin, turvallisuuteen, palveluihin ja aikatauluun.

Jos majoitusta aletaan suunnitella liian myöhään, vaihtoehdot voivat olla rajallisia. Sopivaa sijaintia ei välttämättä löydy helposti, lupaprosessit voivat viedä odotettua enemmän aikaa ja kiireessä tehdyt ratkaisut voivat kasvattaa kustannuksia.

Ilari Westhal, Adapteo Finlandin liiketoiminnan kehitysjohtaja, toteaa:

Näitä asioita kannattaa pohtia hyvissä ajoin etukäteen. Työmaamajoitukseen liittyy rakennuslupia ja muita käytännön järjestelyjä, jotka vievät aikaa. Usein keskustelut olisi hyvä aloittaa jo noin puolitoista vuotta ennen tarvetta, ja päätöksiä tarvitaan viimeistään noin vuotta ennen, jotta lupaprosesseille ja kokonaisuuden toteuttamiselle jää riittävästi aikaa. Varhainen suunnittelu ei kuitenkaan tarkoita, että kaiken pitäisi olla jo valmiiksi ratkaistuna.

Tämä näkökulma on itseasiassa tärkeä muistaa. Asiakkaan ei tarvitse ratkaista jokaista yksityiskohtaa itse, vaan keskustelussa voidaan keskittyä siihen, mitä majoituksen pitää mahdollistaa. Sen pohjalta on huomattavasti helpompi alkaa hahmottelemaan ratkaisua.  

Kimmo Keskitalo, Adapteo Finlandin aluemyyntipäällikkö, muistuttaa, että majoituksen suunnittelu ei vaikuta vain projektin tilaajaan. Kun suuri määrä työntekijöitä saapuu samalle alueelle määräajaksi, vaikutukset voivat näkyä myös paikallisessa yhteisössä:

Suurissa hankkeissa samalle alueelle voi tulla määräajaksi jopa tuhansia työntekijöitä. Se on määrä, jota paikallinen majoituskapasiteetti ei välttämättä pysty vastaanottamaan ilman, että arki alueella kuormittuu. Siksi majoitus kannattaa suunnitella kokonaisuutena: ratkaisuna, joka toimii työntekijöille ja projektille, mutta huomioi myös ympäröivän yhteisön.  

Varhainen suunnittelu ei siis tarkoita pelkästään vain sitä, että majoitus valmistuu ajoissa. Kyse on myös sellaisen ratkaisun kehittämisestä, joka toimii hankkeen, työntekijöiden ja kunnan tai kaupungin kannalta.  

Virhe 2: Työmaan vaativuuden aliarviointi  

Työmaamajoitus on myös paljon enemmän kuin tontille tuotavat rakennukset. Toimiva kokonaisuus edellyttää sopivaa maa-aluetta, kulkuyhteyksiä, maanrakennusta, sähköä, vettä, lämmitystä, verkkoyhteyksiä, liikennejärjestelyjä, paloturvallisuutta, tarkastuksia, lupia ja turvallisuusratkaisuja. Tarpeen mukaan siihen voi kuulua myös palveluja, kuten kuljetuksia, siivousta, sisäänkirjautumisen hallintaa, ruokailua ja vapaa-ajan toimintaa.

Tällaisen kokonaisuuden määrittely voi olla projektin tilaajalle haastavaa, varsinkin jos majoitus ei ole osa sen omaa ydinliiketoimintaa. Siksi olennaista ei ole kysyä vain mitä rakennetaan, vaan mitä majoituksen pitää arjessa mahdollistaa.

Keskitalo kuvaa, miten tällainen keskustelu käytännössä etenee:

“Lähdemme liikkeelle kokonaisuuden kartoittamisesta. Keskustelemme esimerkiksi kaupallisesta mallista, tarpeen kehittymisestä ajan myötä ja siitä, millaista palvelutasoa asiakas tavoittelee. Kuinka suuren osan ratkaisusta he haluavat meidän hoitavan? Entä mitä asiakas haluaa tehdä itse? Lisäksi käymme läpi arjen palvelut, kuten kuljetukset, siivouksen, sisään- ja uloskirjautumisen, ruokailun ja vapaa-ajan toiminnot. Kyse on paljon muustakin kuin seinistä ja katoista. Näissä tiloissa tulee asumaan oikeita ihmisiä.”

Tässä kohtaa kokonaisvaltainen kumppani voi keventää asiakkaan työtä merkittävästi. Asiakkaan ei tarvitse tietää kaikkia teknisiä tai operatiivisia yksityiskohtia heti alussa. Olennaista on, että joku ottaa vastuun tarpeen muuttamisesta toimivaksi kokonaisuudeksi.

Esimerkiksi ruokailuratkaisuja suunniteltaessa paras vaihtoehto ei aina ole pieni keittiö jokaisessa huoneessa. Ratkaisu riippuu siitä, mitä kokonaisuuden pitää kattaa ja kuinka pitkäksi aikaa. Suurissa majoituskokonaisuuksissa keskitetty ravintola- tai ruokalaratkaisu voi olla toimivampi vaihtoehto: se helpottaa aterioiden järjestämistä, tukee tasalaatuista palvelua ja luo luontevan paikan, jossa ihmiset voivat kohdata, syödä ja viettää aikaa yhdessä.

Sama koskee koko aluetta. Kuljetusten, turvallisuuden, liikkumisen, ylläpidon, yhteisten tilojen ja päivittäisten rutiinien on toimittava yhteen. Siksi työmaa-alueen vaativuutta ei kannata jättää ratkaistavaksi vasta sen jälkeen, kun rakennukset on jo määritelty.

Virhe 3: Luvat ja hyväksynnät jäävät liian myöhäiseen vaiheeseen 

Luvat, tarkastukset ja tekniset hyväksynnät eivät ole sivuasioita. Ne voivat vaikuttaa suoraan siihen, milloin työntekijät pääsevät muuttamaan majoitukseen.

Rakennus voi olla fyysisesti paikallaan, mutta sitä ei voida ottaa käyttöön ennen kuin tarvittavat hyväksynnät ovat kunnossa. Kun vaatimukset huomioidaan ajoissa, niistä tulee osa toimitusprosessia. Jos ne jätetään liian myöhäiseen vaiheeseen, ne voivat muodostua aikatauluriskiksi.

Westhal kuvaa peruseroa näin:

Aloituslupa tarkoittaa, että rakentamisen saa aloittaa. Käyttöönotto tai loppuhyväksyntä taas ratkaisee sen, milloin tiloihin voidaan muuttaa. Joissain tilanteissa voidaan saada myös väliaikainen hyväksyntä: rakennus ei ole vielä sataprosenttisesti valmis, mutta se on turvallinen käyttää. Kaikkia viimeistelytöitä ei välttämättä ole tehty, mutta ihmiset voivat liikkua tiloissa turvallisesti.   

Moduulihankkeissa vaiheittainen toimitus voi olla etu. Osa majoituksesta voidaan saada valmiiksi ja hyväksytyksi ennen kuin koko alue on valmis. Tämä edellyttää kuitenkin tiivistä koordinointia lupien, tarkastusten ja teknisten järjestelmien kanssa.

Westhal korostaa, ettei asiakkaan tarvitse itse hallita kaikkia lupiin ja hyväksyntöihin liittyviä yksityiskohtia:

“En tarkoita, että projektin tilaajan pitäisi olla lupa-asioiden tai niihin liittyvinen säädösten asiantuntija. Olennaista on, että luvat, hyväksynnät ja tekniset vaatimukset ovat mukana suunnitelmassa alusta asti, niille on selkeä vastuutaho ja kokonaisuutta koordinoidaan kokemuksella.”

Virhe 4: Ajatellaan vain vuodepaikkoja, ei arjen sujuvuutta 

Vuodepaikka ratkaisee vain yhden osan työmaamajoituksen tarpeesta. Se ei vielä tee majoituksesta paikkaa, jossa ihmiset voivat levätä, palautua ja olla valmiita seuraavaan työpäivään.

Työmaamajoituksen pitäisi tukea arkea myös kokonaisuutena. Tässä kohtaa on tarpeen tarkastella ruokailuja, rutiineja, yksityisyyttä, vapaa-ajan mahdollisuuksia, yhteisiä tiloja sekä palautumista. Kyse ei ole vain hyvinvoinnista, vaan myös siitä, miten ihmiset jaksavat ja pystyvät suoriutumaan työssään palauttavan arjen myötä.

Keskitalo korostaa majoituksen laatua osana työntekijöiden arkea: 

“On hyvä pysähtyä miettimään, miltä arki tuntuu työntekijän näkökulmasta. Hän voi olla kaukana kotoa, ilman perhettä ja tuttuja verkostoja. Työpäivät voivat olla pitkiä ja fyysisesti vaativia. Jos päivän jälkeen vastassa on vain huone eikä mitään muuta, palautuminen jää helposti vajaaksi. Siksi majoituksen pitää tarjota myös mahdollisuuksia ruokailuun, liikkumiseen, yhdessäoloon ja rauhoittumiseen.” 

Tämän vuoksi arki kannattaa suunnitella tietoisesti. Hyvä työmaamajoitus tukee terveellistä ruokailua sekä liikkumista, tarjoaa mahdollisuuksia kohdata muita ja auttaa rakentamaan toimivia rutiineja silloin, kun ihmiset ovat poissa kotoa.

Virhe 5: Palvelujen tuottamisen vastuut jäävät epäselviksi 

Kun työntekijät muuttavat majoitukseen, kokonaisuuden on toimittava saumattomasti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sisäänkirjautumisia, siivousta, ruokailua, turvallisuutta, huoltoa, kuljetuksia, vapaa-ajan toimintaa sekä viestintää majoitusta käyttävien yritysten kanssa.

Jos vastuut ovat epäselvät, arjen palvelut ja niiden totetuttaminen voivat yllättäen jäädä asiakkaan harteille. Oikein rakennetussa kokonaisuudessa ne ovat kuitenkin osa hallittua ratkaisua.

Westhal kuvaa vastuullisen kumppanin merkitystä näin:

Kun kokonaisratkaisu suunnitellaan yhdessä, vastuu ei jää asiakkaan harteille yksittäisinä kysymyksinä. Me voimme auttaa kokoamaan majoituksen, palvelut ja käytännön järjestelyt yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Asiakkaalle tämä tarkoittaa selkeyttä. Hän tietää, kenen kanssa asioi ja kuka vie kokonaisuutta eteenpäin.

Adapteo voi hallinoida koko kokonaisuutta ja koordinoida ratkaisua tarpeen määrittelystä aina valmiin kokonaisuuden käyttöönottoon asti. Yhdessä kumppaneiden kanssa kokonaisuuteen voidaan liittää esimerkiksi siivous, ruokailu, kuljetukset, turvallisuusratkaisut ja muut palvelut, joita toimiva työmaamajoitus arjessa tarvitsee.

Joustava ratkaisu on paras malli

Työmaamajoitukseen ei ole olemassa yhtä valmista mallia, joka sopisi kaikkiin hankkeisiin. Jokaisella projektilla on oma sijaintinsa, aikataulunsa, henkilöstömääränsä, palvelutarpeensa, ilmasto-olosuhteensa, viranomaisvaatimuksensa ja tapansa toimia.

Siksi työmaamajoitusta ei kannata ajatella kopioitavana mallina. Yhdessä kohteessa toimiva ratkaisu ei välttämättä sovi sellaisenaan toiseen ympäristöön. Tarpeet voivat vaihdella paljonkin sen mukaan, missä hanke sijaitsee, kuinka pitkään majoitusta tarvitaan, millaisia palveluja arkeen halutaan liittää ja miten kokonaisuutta on tarkoitus hallita.

Laajoissa hankkeissa voidaan tarvita kokonainen työmaakylä palveluineen. Toisessa tilanteessa toimivin ratkaisu voi olla selvästi kevyempi, mutta silti laadukas ja hyvin suunniteltu majoituskokonaisuus. Olennaista on, että ratkaisu skaalautuu tilanteen mukaan eikä perustu pelkästään valmiiseen sapluunaan.

Työmaamajoitusta suunnittelevan tilaajan kannattaa siis aloittaa ajoissa, määritellä mitä majoituksen pitää käytännössä mahdollistaa, selkeyttää vastuut ja valita kumppani, joka pystyy kokoamaan ratkaisun toimivaksi kokonaisuudeksi.

Oikean kumppanin kanssa työmaamajoitus voi tukea projektin aikataulua, vähentää asiakkaan kuormitusta, parantaa työntekijöiden arkea ja tuoda selkeän rakenteen arjen palvelujen järjestämiselle.

Lopulta tarve ei ole kuitenkaan vain rakennuksille, vaan ratkaisulle, joka toimii.