Moduuliprojektin vaiheet kunnalle: tällainen on moduulikoulun hankintaprosessi

Onko kunnassanne edessä uusien koulutilojen hankinta? Muuntojoustavat ja nopeasti käyttöönotettavat moduulit ovat erinomainen ratkaisu kuntien tarpeisiin – onpa kyseessä väistötila tai pysyvä rakennus. Tässä artikkelissa avaamme vaihe vaiheelta moduulikoulun hankintaprosessin käyttämällä esimerkkinä Kempeleen Ylikylän koulua.  

1. Lähtötilanne: koulu tarvitsee nopeasti uudet tilat

Jokainen moduuliprojekti saa alkunsa tilatarpeesta. Ehkäpä tarpeiden moninainen kirjo kertoo eniten moduulien muuntojoustavuudesta, sillä vaikka pääkohdat projektien välillä saattavatkin olla samankaltaiset, itse toteutus on aina lopulta täydellinen juuri tilaajansa tarpeeseen.  

Kempeleessä tilatarve syntyi, kun Ylikylän kaksiosaisen yhtenäiskoulun vuonna 1968 valmistuneen vanhan kouluosan korjausvelka oli kasvanut jo niin suureksi, että sisäilmaongelmat löivät viimeisen sinetin tilan korvaamiselle. Rakennus päätettiin poistaa käytöstä ja purkaa kokonaan.  

Ylikylän yhtenäiskoulussa oppivelvollisuuttaan suorittaa noin 900 perusopetuksen oppilasta. Heidän lisäkseen koulussa työskentelee noin 100 kasvatusalan ammattilaista. Vuonna 2012 valmistuneen uuden osan rinnalle tarvittiin nopealla aikataululla luokkatilaa 350 oppilaalle, joista osa oli jo siirtynyt läheisen päiväkodin tiloihin.  

Kempeleen kunnan tekninen johtaja Tuomo Perälä summaa lähtötilanteen haastetta:

 
– Oli löydettävä nopea ratkaisu, joka ei häiritsisi liiaksi oppilaiden arkea. Halusimme myös vapauttaa päiväkodin tilat täysin varhaiskasvatuksen käyttöön, jolloin siellä pystyttäisiin kasvattamaan ryhmäkokoja ja nostamaan päiväkotipaikkojen määrää.   

Kempeleessä moduulikoulun hankinnasta päätettiin huhtikuussa 2021. 

2. Tarjouspyyntövaihe: neuvottelumenettely tuo joustavuutta

 Kempele päätti käyttää neuvottelumenettelyä perinteisen kilpailutuksen sijaan. Näin toimittajien kanssa päästiin keskustelemaan jo ennen hintaneuvotteluja. 

– Pystyimme käymään suoraa keskustelua ja muokkaamaan suunnitelmia tarpeisiimme sopiviksi. Tämä nopeutti hankintaa ja helpotti tarjousten vertailua, Perälä kertoo. 
 
Hän kiittelee myös neuvottelujen hyvää henkeä:

 – Adapteon kanssa neuvottelut sujuivat heti alusta saakka erinomaisesti. Keskustelujen kautta Adapteo pystyi tarjoamaan juuri meille sopivinta ratkaisu.  

Adapteon puolelta prosessissa mukana ollut aluemyyntipäällikkö Mika Haara näkee valitussa käytännössä paljon hyvää: 

– Kun keskustelu käydään avoimesti ennen tarjouspyyntöä, vältetään turhat ja kalliit vaatimukset, ja saadaan juuri oikeaan tarpeeseen sopiva ratkaisu. Näin kävi myös Kempeleen tapauksessa.  
 
Muita kunnissa käytettyjä ja Adapteolle tuttuja hankintatapoja ovat avoin menettely ja puitejärjestely. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö julkaistaan laajasti, ja kaikki kiinnostuneet toimittajat voivat jättää tarjouksen. Tämä voi lisätä kilpailua, mutta vaatii kunnalta tarkkaa suunnittelua ja valmiiksi määriteltyjä vaatimuksia.  

Kun keskustelu käydään avoimesti ennen tarjouspyyntöä, vältetään turhat ja kalliit vaatimukset, ja saadaan juuri oikeaan tarpeeseen sopiva ratkaisu."

Puitejärjestely puolestaan mahdollistaa pidempiaikaisen sopimuksen yhden tai useamman toimittajan kanssa. Se voi olla hyödyllinen, jos tarve samankaltaisille tilaratkaisuille toistuu useamman kerran.  

Kummassakin vaihtoehdossa joustavuus voi jäädä vähäisemmäksi verrattuna neuvottelumenettelyyn, mutta ne voivat olla toimivia, kunhan tarpeet on määritelty selkeästi ennakkoon. 

3. Valinta ja yhteistyön aloitus: selkeät vastuut ja realistinen aikataulu siivittävät valintaa

Kempele valitsi moduulitoimittajakseen Adapteon. Valintaan vaikutti erityisesti selkeä vaiheistus ja ennakoitava aikataulu. 

– Prosessin läpinäkyvyys ja selkeät vastuut antoivat meille varmuuden siitä, että pysymme tiukassa aikataulussa. Havainnekuvat myös vastasivat hyvin meidän toiveitamme, Perälä kertoo. 

Kuten tälläkin kertaa, yleensä kokonaisuus ratkaisee tarjouskilpailuissa. Se ehdotus voittaa, jonka toimittaja pystyy luotettavasti osoittamaan, että suunnitelmat toteutuvat myös käytännössä. Siksi kumppania valittaessa kannattaa käyttää aikaa itse ehdotuksen lisäksi myös aikataulujen ja vastuunjakojen vertailuun. 

Adapteon I:n mallinen uusi koulurakennus sulautuu ympäristöön ja on yhdistetty käytävällä sydänkouluun.

4. Yhteistyön aloitus: yhteisestä suunnittelusta rakennuslupahakemukseen

Ensimmäisenä askelena oli varmistaa, että kaikilla osapuolilla oli yhteinen käsitys kokonaisuudesta. Adapteon asiantuntijat kävivät suunnitelmat läpi Ylikylän yhtenäiskoulun opettajien ja rehtorin kanssa.  

Opetushenkilökunnan toive oli selkeä: tarvittiin opetustiloja, joita voidaan yhdistellä ja muunnella. Ratkaisuksi otettiin luokkien väliset siirtoseinät, joiden ansiosta tilat sopivat sekä opetukseen että aamu- ja iltapäivätoimintaan.  
 
Suunnitelmat tarkentuivat havainnekuvista rakennuspiirustuksiksi, joihin sisällytettiin myös kulkuyhteys viereisen sydänkouluun. Lisäksi tehtiin hiilijalanjälkilaskelmat uuden rakentamislain mukaisesti.  
 
Perälä kiittelee arkkitehdin osuutta:  

– Hän sai todella kiinni meidän ajatuksistamme ja lopputulos todella vastasi meidän tarpeitamme.  

– Adapteon tehtaalla laadittiin lopuksi työkuvat, joiden pohjalta aloimme valmistaa moduuleja, Haara kertoo. 

Kun suunnitelmat oli hyväksytty, Adapteo viimeisteli rakennuslupahakemuksen ja varmisti sen etenemisen. 

Kumppania valittaessa kannattaa käyttää aikaa itse ehdotuksen lisäksi myös aikataulujen ja vastuunjakojen vertailuun.  

5. Toteutus: tiukka aikataulu vaatii tarkkaa projektinhallintaa

Moduulikoulun valmistus ja asennus on lyhyimmillään muutaman kuukauden projekti. Kempeleessä aikaa oli varattu vain neljä kuukautta, joten onnistunut aikataulutus oli kriittinen projektin onnistumisen kannalta. Adapteo vastasi projektinhallinnasta yhdessä kunnan suunnittelutiimin kanssa. 

Samaan aikaan kun moduuleja rakennettiin tehtaalla, tontilla tehtiin maanrakennustöitä. Kun moduulit tuotiin paikalle syksyllä 2021, pohjatyöt olivat valmiit.   

– Työmaalla tapahtui paljon viikoittain: kiinnityksiä, LVI- ja sähköasennuksia, väliseinien rakentamista ja sisätilojen viimeistelyä, Perälä kuvailee. 

Viimeistelyyn kiinnitettiin erityistä huomiota. 

– Adapteolla pienetkin yksityiskohdat otettiin tosissaan. Kaikki korjattiin heti, jos huomattiin jotain puutteita. Koko projekti vietiin loppuun samalla huolellisuudella kuin aloitettiinkin, Perälä kiittää. 
 
Jokaisessa moduuliprojektissa ennakoiva suunnittelu ja nopea reagointi mahdollisiin haasteisiin ehkäisevät projektien ketjuviiveitä, jotka muutoin voisivat siirtää tilan käyttöönottoa viikoilla.

6. Käyttöönotto: koulu valmiina vastaanottamaan oppilaat

Valmis koulu tarkastettiin ja hyväksyttiin rakennusvalvonnassa talviloman aikana. Oppilaat pääsivät uusiin tiloihin kevätlukukauden 2022 alussa. Suunnitellusti myös päiväkoti sai täysin omat tilansa takaisin käyttöönsä.  

– Projektin päätteeksi juhlistimme onnistunutta yhteistyötä kakkukahveilla, Perälä kertoo.  

Myös koulun arjessa näkyy tyytyväisyys, sillä henkilökunnan sanojen mukaan moduulirakennus yhdistettynä toiseen koulurakennukseen tuntuu kahden erillisen tilan sijaan yhdeltä rakennukselta.  

Projektin päätyttyä yhteistyö jatkuu jälkiseurannan muodossa, sillä Adapteon yhteyshenkilö käy koululla säännöllisesti tarkistamassa tilojen toimivuuden ja moduulien kunnon. 
 
Perälä summaa vielä moduulikouluprosessia:  

– Neuvottelut Adapteon kanssa sujuivat hyvässä hengessä, ja kun kilpailutus päättyi, pääsimme jatkamaan projektia saumattomasti siitä, mihin olimme jääneet. Lopputuloksena syntyi yhteistyössä monimuotoiset ja käyttäjien tarpeita aidosti palvelevat tilat. Kouluhankkeissa toiminnallisuus on aina etusijalla – ja nyt arki sujuu juuri niin kuin pitääkin. 
 

Oppilaat pääsivät uusiin tiloihin kevätlukukauden 2022 alussa.

Vinkit kunnille, jotka suunnittelevat moduulikoulua 

Kempeleen projekti osoittaa, että huolellinen suunnittelu ja oikeat valinnat kumppanien ja menetelmien suhteen helpottavat matkaa – ja auttavat pysymään aikataulussa ilman yllätyksiä. 

Tässä tärkeimmät opit kunnille, jotka suunnittelevat moduulikoulun hankintaa: 

• Panosta sujuvaan yhteistyöhön.

• Parhaat lopputulokset syntyvät, kun kaikki osapuolet työskentelevät aidosti yhdessä yhteistä tavoitetta kohti – silloin syntyy tiloja, jotka ovat monimuotoisia ja palvelevat käyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla.

• Keskity tarjouspyynnöissä olennaiseen. Liialliset vaatimukset nostavat kustannuksia ja rajaavat tarjouksia – yksityiskohdilla, kuten huonekorkeudella, ei ole aivan jokaisessa tapauksessa käytännön merkitystä.

• Ymmärrä käyttäjien tarpeet jo varhain. Haastattelut ja tilojen mallinnus auttavat suunnittelemaan toimivia ja arjessa kestäviä ratkaisuja.

• Valitse kumppani, jolla on selkeä vaiheistus koko projektille. Se helpottaa kokonaisuuden hallintaa ja pitää prosessin sujuvana alusta loppuun.

• Huomioi rakennuslupaprosessi jo tarjousvaiheessa. Kun kunnan ja toimittajan roolit ja suunnitelmat ovat selkeät, vältetään lupaviivästykset ja varmistetaan aikataulun pitävyys.

• Varmista selkeät vastuut ja toimivat yhteydet viranomaisiin ja käyttäjiin. Hyvä yhteistyö pitää projektin liikkeessä ja ehkäisee väärinymmärryksiä.

• Suunnittele tilat muuntojoustaviksi. Moduulit mukautuvat helposti eri käyttötarkoituksiin vuosien varrella – se tuo kunnalle pitkäaikaista hyötyä.

• Mieti myös vuokramallia. Se pienentää taloudellista riskiä ja tarjoaa joustoa silloin, kun tulevaisuuden tilatarpeet eivät ole vielä täysin selvillä.

Onko siirtokelpoisen tilan hankinta ajankohtaista kunnassasi?

Lataa Ostajan opas julkisen sektorin tilahankinnan tueksi. Oppaasta saat tärkeää tietoa mm. tilojen teknisistä vaatimuksista, hankintaprosessin eri vaiheista, vastuiden jakautumisesta hankinnassa sekä hyvästä kilpailutusmateriaalista. 

Lataa opas täältä.